Vad räknas som verifikation?
Verifikationen är det underlag som visar att affärshändelsen verkligen ägt rum och vad den avsåg. Det kan vara en kundfaktura, en leverantörsfaktura, ett kvitto, ett kontoutdrag, ett avtal eller ett internt upprättat underlag för poster som avskrivningar och periodiseringar.
Underlag som företaget skapar själv, till exempel en bokslutsbilaga, är också verifikationer. De ställer samma krav på tydlighet: någon annan ska kunna förstå vad du gjort och varför.
Vad ska den innehålla?
| Uppgift | Varför |
|---|---|
| När verifikationen upprättades | Visar underlagets ålder. |
| När affärshändelsen inträffade | Avgör vilken period posten hör till. |
| Vad händelsen avser | Gör det möjligt att bedöma om konteringen är rimlig. |
| Belopp | Summan som ska bokföras, inklusive momsuppdelning. |
| Motpart | Vem du köpt av eller sålt till. |
| Verifikationsnummer | Kopplingen mellan underlaget och den bokförda posten. |
Ska du lyfta moms på ett inköp ställer momsreglerna dessutom egna krav på fakturans innehåll, bland annat säljarens momsregistreringsnummer. Se moms.
Verifieringskedjan
Det ska gå att gå åt båda hållen: från en post i bokföringen till underlaget, och från ett underlag till den post där det hamnat. Det kallas verifieringskedja och är själva anledningen till att verifikationerna numreras i en obruten följd.
Numreringen får inte ha luckor. Ett hopp i serien väcker omedelbart frågan om något tagits bort, och det är en fråga du inte vill lägga tid på att besvara två år senare.
Praktiskt tips. Skriv verifikationsnumret på underlaget direkt när du bokför, eller låt programmet göra kopplingen digitalt. Att i efterhand para ihop en hög kvitton med en huvudbok är ett av de mest onödiga arbetsmoment som finns.
Rättelser
En bokförd post får inte raderas eller skrivas över. Upptäcker du ett fel gör du en rättelseverifikation som visar vad som ändrats, till vad och varför. Både den ursprungliga posten och rättelsen ska finnas kvar.
Det känns omständligt första gången, men logiken är sund: en bokföring som går att ändra i efterhand går inte att lita på. Samma princip gör att program med korrekt bokföringsfunktion låser perioder när de redovisats.
Digitala kvitton och arkivering
Räkenskapsinformation ska bevaras i ordnat skick i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller verifikationerna lika väl som bokföringen.
Sedan den 1 juli 2024 får ett pappersunderlag förstöras direkt efter att det överförts till digital form, förutsatt att all information i originalet följer med och att den digitala versionen bevaras under hela arkiveringstiden. Tidigare krävdes att papperet sparades i tre år. Ändringen gör det realistiskt att fotografera kvittot på plats och slänga lappen – något som i praktiken räddar många utlägg som annars bleknar bort i en plånbok.
Mer om regelverket finns under bokföringsregler.
De vanligaste bristerna
- Kvitto utan förklaring. En lunch på 640 kronor säger ingenting. Anteckna vilka som deltog och i vilket syfte.
- Kortköp utan kvitto. Kontoutdraget visar att pengar lämnat kontot, inte vad du köpt. Det räcker sällan som enda underlag.
- Privata utgifter i högen. Blandade underlag skapar arbete för alla inblandade och kan få skattekonsekvenser.
- Underlag på fel person. En faktura ställd till dig privat i stället för till bolaget kan hindra momsavdraget.
- Luckor i numreringen. Se avsnittet om verifieringskedjan ovan.